Verificarea unui furnizor nou înainte de prima comandă: lista mea de control

Să zicem că ai găsit un furnizor nou de ambalaje, cu prețuri bune, și îți cere 30% avans la prima comandă. Clienții îi verifici de obicei cu grijă, pentru că ei pot să nu plătească. Furnizorilor li se dă mai puțină atenție, deși riscurile sunt la fel de reale: un avans plătit unei firme care nu livrează, o linie de producție oprită pentru că furnizorul n-a mai avut capacitate, facturi pe care nu le poți deduce pentru că emitentul era inactiv fiscal.

Lista de mai jos o aplic oricărui furnizor nou, înainte de prima comandă. Fiecare punct are o sursă oficială și o rută API, deci lista poate rula singură în modulul de achiziții.

Există, e activ și te poate factura corect

Primele trei puncte ies dintr-o singură cerere, profilul fiscal, GET /api/v1/registru/firme/{cui}. De acolo confirmi denumirea oficială, numărul de înregistrare, starea din registru și situația juridică, cu indicatorii stare_juridica.in_dizolvare, in_lichidare și in_insolventa. Un furnizor în dizolvare sau lichidare nu e partener pentru contracte lungi. Unul în insolvență poate livra în continuare, dar în condiții pe care trebuie să le înțelegi înainte să semnezi.

Tot de acolo citești fiscal.platitor_tva, fiscal.tva_la_incasare.activ, fiscal.split_tva.activ și fiscal.inactiv.activ. Ultimele trei sunt obiecte, cu starea în câmpul activ. Pentru tine, ca beneficiar, inactivitatea e punctul critic: ca regulă generală, cheltuielile și TVA-ul de pe facturile unui furnizor inactiv nu sunt deductibile. Înscrierea în e-Factura e alături, în fiscal.e_factura.inscris.

Contul bancar

Punctul ăsta îl sar aproape toți. Profilul are câmpul iban, contul declarat de firmă la înregistrarea fiscală. Dacă IBAN-ul de pe factură sau din email e altul, nu e automat fraudă. Firmele au de obicei mai multe conturi, iar cel declarat la înregistrare poate fi vechi.

Regula mea e simplă: o schimbare de cont anunțată pe email se confirmă mereu telefonic, la un număr pe care nu l-ai primit în același email. E una dintre cele mai ieftine metode de a nu trimite bani într-un cont fals.

Are voie să facă ce îi ceri

Codul CAEN principal spune doar activitatea de bază. Toate activitățile autorizate le afli de la GET /api/v1/caen/{cui}/activitati, pentru un credit. Dacă îi comanzi unei firme de comerț servicii de montaj, uită-te dacă are activitatea autorizată. În achizițiile care cer documente justificative, cum sunt proiectele cu finanțare, lipsa codului potrivit poate să te încurce la decontare.

Poate duce comanda

Bilanțul îți arată cât de mare e furnizorul de fapt. Sumarul, GET /api/v1/bilant/{cui}/sumar, îți dă în data.sumar cifra de afaceri (cifra_afaceri), rezultatul net cu semn (rezultat_net) și numărul mediu de salariați (angajati) din ultimul an, pe care îl vezi în an.

Pune cifrele lângă comanda ta. O comandă cât jumătate din cifra de afaceri anuală a furnizorului nu e imposibilă, dar înseamnă că firma trebuie să-și dubleze ritmul pentru tine. Iar o firmă cu doi angajați care promite 10.000 de bucăți pe lună ar trebui să-ți explice cum.

E stabil

Dacă plătești avans sau dacă furnizorul e critic pentru producția ta, stabilitatea lui devine problema ta. Scorul de risc, GET /api/v1/bilant/{cui}/risc, îți dă un scor de la 0 la 100, unde scor mare înseamnă risc mic, plus clasa, factorii și scorul Altman Z''. Unui furnizor din clasa D (scor între 35 și 50) sau E (sub 35) eu nu i-aș da un avans mare fără o garanție de returnare.

Restanțele, GET /api/v1/fiscal/{cui}/restante, aduc ceva mai proaspăt decât bilanțul. Un furnizor cu restanțe în creștere la asigurările sociale are probabil probleme cu salariile. Iar asta ajunge, mai devreme sau mai târziu, în calitatea și ritmul livrărilor.

Cum se înțelege cu clienții lui

Dosarele de instanță, GET /api/v1/dosare/{cui}, îți arată dacă furnizorul e dat des în judecată de clienți. Câmpul pe_calitate separă dosarele în care e reclamant de cele în care e pârât. Mai multe procese ca pârât, cu clienți, într-un timp scurt, pot însemna livrări nerespectate sau calitate slabă. Exact ce vrei să afli înainte, nu după.

Are autorizațiile cerute

În domeniile reglementate, autorizațiile sunt obligatorii. La un transportator verifici licența ARR și copiile conforme ale vehiculelor, cu GET /api/v1/transport/{cui}/licente. La o firmă care îți face instalații electrice sau de gaze verifici autorizațiile și atestatele ANRE, cu GET /api/v1/energie/{cui}/autorizatii. Ambele răspunsuri calculează valabilitatea în ziua cererii și îți arată ce documente expiră curând.

Și, uneori, cine semnează

La contractele importante merită să știi dacă omul care semnează pentru furnizor are dreptul s-o facă. API-ul Date de contact, la GET /api/v1/registru/firme/{cui}/contact, aduce în câmpul reprezentanti administratorii și asociații, cu calitatea și puterile lor, plus telefoanele și emailurile firmei. Costă 10 credite, deci îl păstrezi pentru contractele-cadru și comenzile mari. În plus, ai un număr de telefon dintr-o sursă independentă, exact ce-ți trebuie ca să confirmi o schimbare de cont bancar.

Lista completă, cu prețuri

Punct	Rută	Credite
1–3. Identitate, TVA, IBAN	/registru/firme/{cui}	1
4. Activități autorizate	/caen/{cui}/activitati	1
5. Capacitate	/bilant/{cui}/sumar	1
6. Stabilitate	/bilant/{cui}/risc	3
7. Restanțe	/fiscal/{cui}/restante	3
8. Litigii	/dosare/{cui}	8
9. Autorizații (dacă e cazul)	/transport/... sau /energie/...	3

Lista întreagă costă între 17 și 20 de credite. Pentru furnizorii mici, de o singură comandă, primele cinci puncte, la 3 credite în total, ajung de obicei. N-are rost să scoți dosarele unui atelier de la care cumperi o dată pe an.

Primele trei puncte, în cod

Exemplul rulează în sandbox, pentru care îți trebuie o cheie API, deci un cont gratuit, fără card. Cererile de acolo nu consumă credite și primesc date fictive.

async function verificaFurnizor(cui, ibanFactura) {
  const r = await fetch(`https://www.bilantapi.ro/api/sandbox/v1/registru/firme/${cui}`, {
    headers: { 'X-API-KEY': process.env.BILANTAPI_KEY }
  });
  const { data } = await r.json();
  const curat = s => (s || '').replace(/\s/g, '').toUpperCase();
  return {
    stare: data.stare,
    inInsolventa: data.stare_juridica.in_insolventa,
    inLichidare: data.stare_juridica.in_lichidare,
    inactiv: data.fiscal.inactiv.activ,
    platitorTva: data.fiscal.platitor_tva,
    ibanDiferit: curat(data.iban) !== curat(ibanFactura)
  };
}

Rutele sunt descrise pe paginile API Informații firmă și API Coduri CAEN. Cu cele 250 de credite gratuite de la înregistrare, fără card, treci o duzină de furnizori prin toată lista, sau câteva zeci doar prin primele puncte.