Firme inactive fiscal: de ce contează și cum le prinzi la timp

Scenariul arată cam așa. Primești o factură, o plătești, o înregistrezi și deduci TVA-ul. Doi ani mai târziu, la un control, afli că furnizorul era declarat inactiv fiscal la data facturii. Pierzi deducerea, plătești diferențele, eventual cu accesorii, și te apuci să cauți prin arhivă ce alte facturi mai are de la el.

De toate verificările pe care le poți face unui partener, asta are probabil cel mai bun raport între efort și câștig. Durează o secundă, costă aproape nimic și te scapă de una dintre cele mai neplăcute surprize la control.

Ce înseamnă „inactiv fiscal”

Administrația fiscală declară o firmă inactivă când se află în anumite situații prevăzute de Codul fiscal și de procedura fiscală. Cele mai cunoscute sunt nedepunerea declarațiilor pe o perioadă mai lungă, lipsa firmei de la sediul declarat, constatată de inspectori, și obstrucționarea controlului. Declararea se face printr-o decizie și se publică într-un registru public.

Inactiv nu înseamnă radiat. Firma există juridic, poate avea conturi, angajați și chiar activitate. Doar că, fiscal, tranzacțiile cu ea au consecințe speciale.

Ce riști tu

Regula generală e că cine primește bunuri sau servicii de la un contribuabil inactiv nu își poate deduce cheltuielile și TVA-ul pentru acele achiziții. Există excepții, de exemplu achizițiile prin executare silită, iar detaliile se schimbă odată cu legislația. Pentru un caz concret, întreabă contabilul sau consultantul fiscal.

Partea neplăcută e momentul în care afli. Aproape niciodată la factură, aproape mereu la ani după tranzacție. De aceea verificarea trebuie făcută atunci, nu reconstituită mai târziu.

Unde stă informația

Profilul fiscal, cerut cu GET /api/v1/registru/firme/{cui}, conține obiectul fiscal.inactiv. Starea e în fiscal.inactiv.activ, iar datele în inactivat_la, reactivat_la, publicat_la și radiat_la. Datele se actualizează zilnic din registrul ANAF, iar cererea costă un credit.

Poți încerca în sandbox. Îți trebuie o cheie API, deci un cont, dar contul e gratuit și nu cere card. Cererile din sandbox nu consumă credite și primesc date fictive.

curl -H "X-API-KEY: cheia-ta" \
  https://www.bilantapi.ro/api/sandbox/v1/registru/firme/90000010

În același răspuns ai stare și stare_juridica, cu indicatorii in_insolventa, in_lichidare și in_dizolvare. Merită citite împreună. O firmă inactivă fiscal e adesea și în alte necazuri, cum ar fi dizolvarea sau lichidarea.

Când verifici

Prima dată, când partenerul intră în sistem. Dacă e deja inactiv, fișa lui nu ar trebui să poată fi activată fără o aprobare explicită, cu nume și motiv.

A doua oară, la înregistrarea facturii primite. Ăsta e momentul care contează pentru deducere. Modulul de achiziții poate verifica automat furnizorul la fiecare factură și poate marca documentul dacă furnizorul apare inactiv. Contabilul decide apoi tratamentul fiscal.

A treia oară, înainte de ordinul de plată. O ultimă privire te poate opri să plătești o factură care trebuia mai întâi lămurită. La sume mari e cel mai ieftin control pe care îl ai.

O regulă simplă, în cod

function verificaFurnizor(profil) {
  const probleme = [];
  const sj = profil.stare_juridica;
  if (profil.fiscal.inactiv.activ) probleme.push('Inactiv fiscal din ' + profil.fiscal.inactiv.inactivat_la);
  if (profil.stare !== 'ACTIVA') probleme.push('Stare în registru: ' + profil.stare);
  if (sj.in_insolventa) probleme.push('În insolvență');
  if (sj.in_lichidare) probleme.push('În lichidare');
  if (sj.in_dizolvare) probleme.push('În dizolvare');
  return { ok: probleme.length === 0, probleme };
}

Am văzut de mai multe ori codul care testează direct fiscal.inactiv. E un obiect, deci în JavaScript e mereu „adevărat”, și brusc toți furnizorii par inactivi. Starea reală e în activ. Observă și că regula nu blochează singură plata. Produce un motiv clar, pe care îl evaluează un om.

Firmele declarate inactive luna trecută

Verificarea după CUI rezolvă un partener. Când ai sute de furnizori, uneori vrei invers: ce firme dintr-o zonă sau dintr-un domeniu au fost declarate inactive într-o anumită perioadă. Căutarea de firme are două filtre pentru asta. inactiv_fiscal=da păstrează doar firmele inactive, iar inactivate_de_la și inactivate_pana_la dau intervalul în care ANAF le-a declarat inactive, în format AAAA-LL-ZZ.

Firmele din județul Iași declarate inactive în ultima lună arată așa:

/api/v1/registru/firme?judet=IS&inactiv_fiscal=da&inactivate_de_la=2026-08-24&inactivate_pana_la=2026-09-24

Căutarea costă un credit pe rezultat, iar fiecare firmă vine cu profilul complet. Implicit ai 25 de firme pe pagină, cu pe_pagina ceri până la 100, iar meta.paginare.total îți spune câte sunt în total. Compari lista cu furnizorii tăi din zonă și știi imediat dacă e vreunul afectat.

Patru stări care se confundă des

Situație	Ce înseamnă
Inactiv fiscal	Declarat de ANAF; firma există, dar tranzacțiile cu ea au efecte fiscale speciale
Activitate suspendată	Firma și-a suspendat temporar activitatea la registrul comerțului
Radiată	Firma nu mai există juridic
În insolvență	Există o procedură deschisă la tribunal

În API, prima apare în fiscal.inactiv.activ, celelalte în starea din registru și în stare_juridica. O firmă poate fi în mai multe dintre ele deodată.

Firmele se pot reactiva

După ce își rezolvă problemele, adică depune declarațiile, își regularizează sediul și îndeplinește celelalte condiții, o firmă inactivă poate fi reactivată. Asta înseamnă că o verificare veche nu-ți mai spune mare lucru. Dacă ai marcat un furnizor ca inactiv acum șase luni, verifică-l din nou înainte să-l blochezi definitiv. Data reactivării e în fiscal.inactiv.reactivat_la.

Dovada că ai verificat

La control nu ajunge să spui că ai verificat furnizorul. Trebuie să poți arăta când și ce ai găsit. Salvează pentru fiecare factură primită data verificării și valoarea din fiscal.inactiv.activ de atunci. Un tabel cu CUI, dată și rezultat e suficient, iar într-un ERP un câmp în plus pe document rezolvă totul fără altă infrastructură.

Dacă o factură a trecut totuși de la un furnizor devenit inactiv, jurnalul îți arată de când datează problema și ce documente revizuiești cu contabilul. Trei facturi găsite luna asta se corectează mult mai ușor decât treizeci găsite peste doi ani.

Câmpul fiscal.inactiv.activ și restul profilului sunt pe pagina API Informații firmă. Dacă ai un portofoliu mic de furnizori, cele 250 de credite gratuite pe care le primești când îți faci cont (fără card) ajung să-i verifici pe toți de câteva ori.